Veelgestelde Vragen over de NTTB App

 

inclusief het Digitaal Wedstrijdformulier
en de Digitale Ledenpas (lidmaatschapsbewijs)

 

  1. Inleiding

De belangrijkste functies in de NTTB App zijn het digitale lidmaatschapsbewijs (de ledenpas), het digitale wedstrijdformulier (DWF) en de nieuwsnotificatie.

Het DWF in de NTTB App wordt (op termijn) het enige officiële en rechtsgeldige formulier om wedstrijden in te vullen en is daarmee de toekomstige vervanger van het enige andere officiële en rechtsgeldige formulier:
het papieren wedstrijdformulier. In 2022 gaan we over van de pilotfase naar de start van de implementatiefase, gestart in de voorjaarscompetitie 2022. De NTTB heeft nog geen besluit genomen wanneer de papieren wedstrijdformulieren definitief verleden tijd zijn. 

In deze Q&A geven we een reactie op veel gestelde vragen.

Heb je een andere vraag of feedback over de NTTB App? Mail naar dwf@tafeltennis.nl.

 

  1. Gebruikte afkortingen

DWF: digitaal wedstrijdformulier
NAS: NTTB Administratie Systeem
WS: wedstrijdsecretaris
CL: competitieleider
NPC: non playing captain (aanvoerder/coach/begeleider)

 

  1. NTTB App

Q: Is het alleen een app of is dit ook op een computer te benaderen?
A: De NTTB App is alleen via telefoon en tablet beschikbaar.

Q: Welke iOS en Android versies worden ondersteund?
A: Vanaf iOS 10 (iPhone 5s en later; door Apple bepaald) en Android 7.

Q: Hoe maak ik een account aan?
A: De NTTB App is beschikbaar voor iedereen. NTTB-leden kunnen aanvullend inloggen om gebruik te kunnen maken van zowel het digitale lidmaatschapsbewijs (ledenpas) als het digitale wedstrijdformulier.

Registreren kan in de NTTB App met het bondsnummer en het e-mailadres dat door de ledenadministrateur van de vereniging in NAS geregistreerd is. Na registratie in de app ontvang je een e-mail met de link om de eerste keer in te loggen (op de telefoon of tablet).

Als je niet weet met welk e-mailadres je in NAS staat, neem dan contact op met de ledenadministrateur van je vereniging. Als je geen e-mail ontvangen hebt controleer dan eerst je spam-box. Als hier ook niets in zit, neem dan contact op met DWF@tafeltennis.nl.

Je kan maar één lid registreren per telefoon. Het registreren van meerdere lidmaatschappen op één e-mailadres is wel mogelijk, maar dan op meerdere telefoons of tablets.

Q: Hoe reset ik een wachtwoord?
A: Dit kan op het startscherm van de app, hier kom je door uit te loggen. Vul je bondsnummer in en klik op “Ik ben mijn wachtwoord vergeten”. Je ontvangt dan een e-mail met een link.

Q: Worden er nog functies toegevoegd aan de NTTB App?
A: De NTTB App-ontwikkeling is in volle gang. Op dit moment ligt de focus volledig op het digitale wedstrijdformulier. Deze functionaliteit heeft de hoogste prioriteit gekregen.

Later volgt meer aandacht voor de lay-out en de ontwikkeling en ingebruikname van andere functies. Input vanuit de pilotfase wordt meegenomen in de lijst met ontwikkelingen.

Q: Is er een Helpdesk?

A: Ja, zie https://tafeltennis.nl/helpdesk-nttb-app/.

Deze Helpdesk is voor alle technische vragen rondom de NTTB App en het DWF. De helpdesk heeft 3 belangrijke functies:

  • De helpdesk helpt leden die nog problemen ondervinden met het gebruik van de NTTB App.
  • De helpdesk is doorgeefluik richting de ontwikkelaar van de NTTB App voor mogelijke problemen die zich nog voordoen.
  • De helpdesk verzamelt wensen die betrekking hebben op het gebruikersgemak.

Voor inhoudelijke vragen over de competitie kun je als speler contact opnemen met de wedstrijdsecretaris van je vereniging. De wedstrijdsecretaris kan contact opnemen met de betreffende competitieleider.

 

 

  1. Ledenpas (lidmaatschapsbewijs)

Q: Vervalt de plastic ledenpas?
A: Voor de ledenpas maakt het niet uit of deze fysiek of digitaal is. Beide zijn reglementair toegestaan. Fysieke ledenpassen worden niet meer gemaakt. Sinds eind 2020 ontvangen nieuwe leden via e-mail een Welkom-brief met daarin informatie over de NTTB App en de digitale ledenpas. Als je geen digitale ledenpas wil via de NTTB App, kan je een pdf aanvragen via Nas@tafeltennis.nl

Q: Welke persoonsgegevens kan ik zelf beheren?
A: Je e-mailadres en de privacy-instellingen.
Voor meer informatie over de privacy: https://www.nttb.nl/privacywet/
Wijzigingen in de NTTB App worden ook direct in NAS aangepast.

Q: Wat als ik ontdek dat informatie ontbreekt of niet correct is?
A: Het kan een dag duren voordat informatie uit NAS beschikbaar is in de NTTB App. Als er een dag later niets veranderd is, meld dit bij DWF@tafeltennis.nl.

Q: Ik wil of kan niet registreren omdat ik geen smartphone heb of een smartphone met een te lage iOS of Android versie. Kan ik wel competitie spelen?
A: Ja, je kunt gewoon competitie spelen. Het wedstrijdformulier kan ingevuld worden door een teamgenoot of NPC. 

 

 

  1. Digitaal wedstrijdformulier (DWF)

Q: Wie kan het wedstrijdformulier invullen?
A: Spelers en NPC’s (Non Playing Captain, dit zijn coaches/begeleiders die niet tot het team behoren) kunnen het wedstrijdformulier invullen als de competitieleider het voor de betreffende competitie of klasse heeft toegestaan en als de wedstrijdsecretaris van de vereniging autorisatie heeft gegeven. Ieder NTTB lid kan als NPC fungeren.

Q: Hoe kan de NPC (Non Playing Captain) toegevoegd worden aan een team?
A: Alleen de wedstrijdsecretaris kan een NPC toevoegen aan een team. Dit kan in de NTTB App via het wedstrijdsecretaris-menu > teams > dan is het per team mogelijk om op bondsnummer een NPC toe te voegen. Ieder NTTB-lid kan als NPC aan een team worden toegevoegd, lidmaatschap van de eigen vereniging is niet noodzakelijk.

Q: Wanneer kan ik het digitale wedstrijdformulier invullen?
A: Vanaf de speeldag tot zondagochtend. Houd er rekening mee dat de wedstrijdsecretaris tijd nodig heeft om de wedstrijd te bevestigen.

Q: Hoe kan ik de wedstrijd volgen?
A: Het is mogelijk om het verloop van de wedstrijd te volgen. Navigeer naar de wedstrijd via het poule overzicht. Dit kan vanuit het overzicht van jouw club, de poule van je eigen team of via de navigatie op de homepagina van de NTTB App (zoek de juiste competitie op). Selecteer de wedstrijd om de scores te volgen.

Daarnaast kan je de wedstrijd ook in een webbrowser volgen. De link is te vinden onderaan het betreffende wedstrijdformulier ‘toon in browser’.

Q: Nu zal er naast de DWF nog een papieren versie zijn. Maar als dat niet meer is, hoe gaat het dan als de tablet of smartphone het niet doet of er andere technische problemen ontstaan?
A: Een papieren formulier met handtekening kan nog (binnen de club) gebruikt worden. De wedstrijdsecretaris van de vereniging moet zorgen dat de resultaten op tijd in NAS of in de NTTB App ingevuld en bevestigd worden. Daarnaast kan de wedstijd op de telefoon of tablet van een andere speler worden overgenomen.

Q: Invullen op meerdere telefoons / uitslagen ‘overnemen’. Is dat mogelijk?
A: Ja, dat is mogelijk. Als meer mensen tegelijk hetzelfde formulier invullen, kunnen zij door een ander ingevuld resultaat van een volledig gespeelde set overnemen door op een groen icoon te klikken, die bij de betreffende set getoond wordt.
Het overnemen van resultaten ingevuld door een ander is alleen mogelijk wanneer de wedstrijd hetzelfde formulierschema, spelers en volgorde van spelers heeft.

 

Q: Moet ik nog steeds papieren wedstrijdformulieren invullen en opsturen? Of scannen en mailen? Wanneer wordt het DWF ingevoerd?
A: Het papieren formulier moet nog altijd worden ingevuld. Het is back-up in geval van bijvoorbeeld een protest. Elke competitieleider bepaalt of het formulier opgestuurd of bewaard moet worden, zoals wordt gecommuniceerd door de betreffende competitieleider.

Q: Waar vinden we printbare wedstrijdformulieren?
A: Op deze pagina op NTTB.nl

Q: Hoe kan het andere team accorderen?
A: Wanneer een speler van het andere team de wedstrijd opent in de app wanneer de hele wedstrijd is ingevuld, komt er een melding met de vraag of deze akkoord is. Dan kan er ook een eventuele opmerking geplaatst worden en dan is er een knop zichtbaar om akkoord te gaan. 

Q: Aan wie kan ik inhoudelijke vragen over de competitie stellen?
A: De Helpdesk van de NTTB App is voor technische vragen. Voor inhoudelijke vragen over de competitie kun je als speler contact opnemen met de wedstrijdsecretaris van je vereniging. De wedstrijdsecretaris kan contact opnemen met de betreffende competitieleider.

Q: Wordt er bij een invaller rekening gehouden met eventuele ratingregels binnen een afdeling (naast de nog niet gebruikte invalverboden)?
A: Elke competitieleider communiceert over de in zijn of haar competitie geldende invalverboden.

Q: Kan ik ook TTapp blijven gebruiken?
A: TTapp werkt net zoals voorheen, maar alleen met de NTTB App worden de resultaten naar NAS geschreven.

Q: Welke functionaliteiten zitten in de NTTB App?
A: De NTTB App maakt gebruik van de data uit NAS en toont deze op allerlei manieren, bijvoorbeeld voor het tonen van je digitale ledenpas, de historie van gespeelde wedstrijden (zowel competitie als toernooien) en ratings.

Q: Er zijn meerdere (jeugd)wedstrijden tegelijkertijd bezig. Kan één iemand van alle wedstrijden de uitslagen invoeren?
A: Ja, als iemand de rechten heeft voor meerdere wedstrijden kan hij deze tegelijkertijd invullen. Deze rechten dienen door de wedstrijdsecretaris van de betreffende club toegewezen te zijn.

Q: Is een continue internetverbinding nodig?
A: Bij het invullen van de spelers (opstelling) is een actieve verbinding nodig, omdat een controle plaatsvindt. De scores kunnen ingevuld worden zonder verbinding. Ze worden doorgestuurd zodra er weer een verbinding is. Voor het afronden van het formulier is weer een internetverbinding nodig.

Q: Als het team bij opmerkingen niets ingevuld heeft kan de wedstrijdsecretaris die dan naderhand nog invullen?
A: Beide teams kunnen in DWF opmerkingen zetten. De wedstrijdsecretaris van het thuisspelende kan opmerkingen in NAS toevoegen.

Q: Houdt de app ook bij hoeveel invalbeurten iemand al heeft gehad?
A: Nee.

Q: Ik ben wedstrijdsecretaris van mijn vereniging, hoe krijg ik toegang tot de wedstrijdsecretaris-rol in de NTTB App?
A: Ga naar de drie puntjes rechtsboven in het home scherm. Als je in NAS geregistreerd staat als wedstrijdsecretaris van je vereniging (maakt niet uit voor welke competitie) vind je hier de toegang als Wedstrijdsecretaris. 

 

6. Planning wedstrijden

 

Q: Wat zijn de functies in de agenda?
A: In de agenda kun je plannen wie welke wedstrijd speelt en afspraken registreren wie er zal rijden. De NPC heeft ook toegang tot de agenda van het team.

 Q: Hoe kan ik de planning in mijn agenda zetten? Hoe kan ik de planning delen met teamgenoten en NPC’s?
A: In de planningskaart en bij de wedstrijd op het Home scherm zit een icoontje om de uitnodiging naar jezelf te sturen via e-mail en van daaruit in de agenda te plaatsen. Ook teamgenoten en NPC’s kunnen de wedstrijd naar het eigen e-mailadres sturen om in de agenda te zetten.

Q: Hoe moet ik een invaller inplannen?
A: Je kunt een invaller niet meenemen in de planning in de NTTB App.

Q: Wordt de ingevulde speelagenda gedeeld met Outlook?
A: Ja, door op een icoontje te drukken. Zie de Help in de NTTB App.

Q: Kan ik ook voor andere teamspelers een planning maken?
A: Ja, de planning kan voor het hele team ingevuld en aangepast worden.

Q: Het plannen van het team gebeurt per wedstrijd. Kan ik ook een totaaloverzicht zien? Wie speelt hoe vaak uit/thuis en wie rijdt hoe vaak?
A: Dit is zichtbaar.

Q: Zijn beslissingswedstrijden ook zichtbaar in de planning?
A: Ja, alles wat in NAS wordt gepland komt terug in DWF.

 

 

 

  1. Digitale scoreborden en livescoring

Q: Hoe werkt het digitale scorebord en livescoring
A: Zie hiervoor de handleiding

 

 

 

  1. Rol wedstrijdsecretaris en competitieleider 

Q: Is het de bedoeling dat de spelers zelf de scores invoeren of blijft dit de taak van de wedstrijdsecretarissen?
A: De spelers kunnen zelf de score invoeren. Indien een team het DWF heeft ingevuld, dan worden de resultaten naar NAS geschreven en hoeft de wedstrijdsecretaris deze invoer alleen nog maar in NAS te controleren en te accorderen. Voor elk team dat het DWF niet gebruikt, vult de wedstrijdsecretaris de resultaten nog gewoon op de bestaande manier in NAS in, bij voorkeur met complete gamestanden. Het scheelt voor de wedstrijdsecretaris veel werk wanneer zoveel mogelijk teams de uitslagen in de NTTB App invullen.

Q: Ik ben wedstrijdsecretaris en niet in het bezit van een mobiele telefoon (smartphone) of tablet. Kan ik mijn werk dan wel gewoon blijven doen?
A: Ja, de wedstrijdsecretaris moet de formulieren nog gewoon op de bestaande manier in NAS verwerken. Daarin verandert vooralsnog niets en daar is geen smartphone of tablet voor nodig. Indien een team het DWF heeft ingevoerd, dan zijn de resultaten naar NAS geschreven en hoeft de wedstrijdsecretaris deze invoer alleen nog maar in NAS te controleren en te accorderen. Voor elk team dat het DWF niet gebruikt, vult de wedstrijdsecretaris de resultaten nog gewoon op de bestaande manier in NAS in.

Q: Is het voor verenigingen nog mogelijk om in NAS bij de invoer van de teamsamenstelling invoer DWF op ‘ja’ te zetten?
A: De wedstrijdsecretaris kan dit op elk moment gedurende de competitie per teamlid aanpassen. Na publicatie van de competitie kan dit via de NTTB App en in NAS, maar voor de NPC alleen via de NTTB App.

Bij wedstrijden met een officiële scheidsrechter kan alleen de scheidsrechter het DWF invullen. Dit geldt dus voor de eredivisie dames en heren en de eerste divisie heren.

Q: Heeft de competitieleider ook een functie in de app?
A: Nee. Voor de competitieleider verloopt het gehele proces in NAS.

Q: Moeten de uitslagen nog altijd geaccordeerd worden in NAS?
A: Ja, zie het (afdelings-) competitiereglement voor de deadline per competitie.

Q: Zijn wijzigingen in uitslagen in NAS door de competitieleider nog steeds leidend?
A: Ja.

 

 

9. Samenwerking TTapp

Q: Waarom maakt de NTTB geen gebruik van TTapp, dat is toch een veel gebruikte app die gratis is ontwikkeld?

Het antwoord op deze vraag is uitgebreid en heeft diverse aspecten.

Samenwerking?
De NTTB heeft een samenwerking met Rota IT (de maker van TTapp) die is gestart in 2015 en doorloopt tot op de dag van vandaag. De NTTB en Rota IT hebben een samenwerkingsovereenkomst, waarbij de NTTB de data uit NAS (ledenadministratie en competitie) levert voor TTapp.

Gratis?
Tot en met 2021 betaalde de NTTB aan Rota IT bovendien een vergoeding voor de ontwikkeling van de app. Daarnaast betaald de NTTB (nog steeds) voor bepaalde specifieke (afdelings-) competities. De app is gratis voor de gebruiker, maar via het lidmaatschap van de NTTB betaalt de gebruiker mee.

De NTTB-app wordt (vrijwel*) volledig door vrijwilligers gebouwd en ontwikkeld. Zij ontvangen géén vergoeding. *Vrijwel volledig omdat voor de koppeling met NAS gebruik gemaakt wordt van Veldmaat ICT; en een enkele keer een specialist wordt ingeschakeld.

Samenwerking uitbreiden voor het digitaal wedstrijdformulier?
We zijn er helaas onderling niet uitgekomen om de samenwerking uit te breiden en TTapp in te zetten als officieel wedstrijdformulier. Over de oorzaak hiervan verschillen we van mening.  Voor de NTTB was de belangrijkste voorwaarde dat de NTTB ‘eigenaar’ zou zijn van de app en de lidmaatschapsgegevens. De NTTB is nu ook de enige partij die officiële wedstrijdformulieren kan uitgeven. De NTTB wil zeggenschap hebben over de app die een uitermate belangrijke kernfunctie van een sportbond aangaat: het organiseren van de competitie. De NTTB wil niet afhankelijk zijn van een externe partij zonder zeggenschap over de ontwikkeling van de app. TTapp wilde zeggenschap houden over (de ontwikkeling van) de eigen app, wat op zich begrijpelijk is.
In een verwerkersovereenkomst zijn wel afspraken te maken over de bescherming van data, maar als de app niet van de NTTB zelf is blijven we afhankelijk van een externe partij. Stopt deze ermee, stelt deze nieuwe voorwaarden of gaat de prijs omhoog, dan zijn we daarvan afhankelijk.

Daarom is de NTTB genoodzaakt geweest om andere opties te onderzoeken. Voordat de keuze gemaakt is om zelf een app te ontwikkelen heeft de NTTB ook onderzoek gedaan naar andere systemen, waarmee andere sportbonden werken. Vanuit kostenperspectief én de complexiteit van onze sport door een grote variatie aan competitievormen en regelgeving is ervoor gekozen deze app zelf te ontwikkelen

Kosten uitbreiden samenwerking?
Aangezien de NTTB geen eigenaar is van de TTapp zou de NTTB vermoedelijk een jaarlijkse vergoeding betalen voor het gebruik van de app. Nog los van de mogelijke extra investeringen die nodig zijn voor bepaalde ontwikkelingen.

Samenwerking voor het inzien van standen en uitslagen?
Om de gebruikers en de maker van TTapp tegemoet te komen heeft de NTTB de gegevens uit NAS tot nu toe nog steeds aan TTapp beschikbaar gesteld, zonder daarvoor een vergoeding te vragen.

Verplicht gebruik van NTTB App?
Het digitaal wedstrijdformulier in de NTTB App is pas verplicht als het in de toekomst de definitieve vervanger is van het papieren wedstrijdformulier. We doen dat pas als het digitaal wedstrijdformulier naar volledige tevredenheid functioneert. De NTTB heeft daarnaast altijd de intentie gehad om de data te blijven leveren aan Rota IT, op basis van de voorwaarden van de huidige samenwerking. Hierdoor blijft het gebruik van TTapp mogelijk. Het officiële NTTB wedstrijdformulier is echter alleen te gebruiken in de NTTB App.

Officieel wedstrijdformulier?
Het DWF in de NTTB App wordt (op termijn) het enige officiële en rechtsgeldige formulier om wedstrijden in te vullen en is daarmee de toekomstige vervanger van het enige andere officiële en rechtsgeldige formulier: het papieren wedstrijdformulier. Er kan maar één versie van een officieel formulier zijn en alleen de NTTB kan dit uitgeven.

Koppeling met NTTB-administratie?
Alleen de NTTB app is volledig gekoppeld met de NTTB-ledenadministratie. De app ontvangt gegevens, controleert ingevoerde gegevens ten opzichte van de reglementen en voert de officiële uitslag door in de competitie-administratie. Hiervoor zijn diverse, complexe koppelingen nodig (meer dan vooraf voorzien, onder andere door verschillende spelsystemen en reglementen). TTapp ontvangt gegevens. Als de gebruiker de app opent blijft hij/zij binnen het systeem van de app en zijn er geen verdere koppelingen.

Lidmaatschapsovereenkomst of iets anders?
De NTTB ontvangt gegevens van de leden op basis van een wederkerige lidmaatschapsovereenkomst met rechten en plichten voor beide partijen. Voor TTapp gelden de voorwaarden van Rota IT (en Apple of Google voor de app). Die zijn ook van toepassing bij de NTTB App maar daar is er ook de lidmaatschapsovereenkomst die de bond verbindt aan relevante wetgeving en waar het lid zich op kan beroepen.

Privacybescherming?
Bij de NTTB App blijven de lidmaatschapsgegevens binnen de NTTB en geldt de privacyverklaring van de NTTB. Voor de gegevens die de NTTB aan TTapp levert geldt een verwerkersovereenkomst (zie hier onder). Voor de gegevens die het lid zelf aan TTapp verstrekt kan de NTTB niet instaan. Het verstrekken van een wachtwoord van de NTTB App aan TTapp geeft toegang tot persoonsgegevens, waarover de NTTB geen controle meer heeft.

Verwerkersovereenkomst?
NTTB en Rota IT hebben een overeenkomst (verwerkersovereenkomst) voor het leveren van data aan Rota IT. De overeenkomst loopt tot en met 30 juni 2022 en kan daarna worden verlengd. De NTTB ontvangt hiervoor geen vergoeding. De NTTB beoogt hiermee de gebruikers van TTapp in staat te stellen de app te blijven gebruiken als zij dat willen. De NTTB houdt zich aan de afspraken in de overeenkomst (het leveren van de data).

Eigendom van de app?
De NTTB App is volledig eigendom van de NTTB. En daarmee van de leden. TTapp is van Rota IT. Rota IT wilde het eigendom van de TTapp niet aan de NTTB overdragen. Daarom was het voor de NTTB niet mogelijk de samenwerking met TTapp uit te breiden voor het maken van het Digitaal Wedstrijdformulier en de Digitale Ledenpas. De zeggenschap en het eigendom hiervan zou dan voor altijd bij een derde partij buiten de NTTB liggen.

Zeggenschap van de leden?
De NTTB App is van de NTTB. De zeggenschap ligt uiteindelijk bij het hoogste orgaan van de NTTB: de Bondsraad met leden gekozen door de NTTB leden. De zeggenschap over TTapp ligt bij Rota IT.

Gebruiksvriendelijkheid van de apps? (1)
TTapp wordt door de gebruikers als gebruiksvriendelijk ervaren. We hebben vragen en opmerkingen gekregen over de gebruiksvriendelijkheid van de NTTB App. Die nemen we ter harte. De focus heeft eerst gelegen op de functionaliteit van de app. De app en met name het DWF moet doen waar het voor bedoeld is. We gaan nu ook meer werken aan de gebruiksvriendelijkheid.
Tegelijkertijd is het altijd wennen aan iets nieuws. Iets nieuws is altijd anders dan wat je jaren gewend bent. Geef het een kans, wen eraan. Ook TT App heeft inmiddels meerdere jaren zichzelf verder ontwikkelt tot de app die het nu is.

Gebruikersvriendelijkheid van de apps? (2)
Het DWF bevat straks na definitieve invoering de officiële uitslag, waardoor er geen controles achteraf nodig zijn. Dat betekent dat bepaalde stappen en processen anders zijn of onlogisch lijken, wat maakt dat het DWF als minder gebruiksvriendelijk kan worden ervaren. Maar dat is noodzakelijk om de juiste controles uit te voeren en koppelingen met NAS te maken.
Daarnaast bevat de NTTB App extra functionaliteiten voor de wedstrijdsecretarissen zodat deze hun competitiewerkzaamheden kunnen uitvoeren. Ook dit leidt tot bepaalde processen en stappen die nieuwe zijn en waar men wegwijs in moet worden.

Berichtgeving over competities en toernooien?
In de NTTB App staan officiële nieuwsberichten van de NTTB. In TTapp berichten van TTapp.

 

 

 

 

10. Diversen

Q: Verandert de boeteregeling?
A: Bij het definitief invoeren van de NTTB App zal ook naar de boeteregeling worden gekeken en deze zal daar waar nodig worden aangepast.